いまだにFAXが使われているほど、まだまだアナログな部分が多い不動産業界。人材不足も深刻化している中で、DXを進めることは喫緊の課題です。
そんな中、不動産売買、仲介・賃貸管理など不動産に関する事業を行うハウスリンクマネジメント株式会社から不動産管理業務のIT化についてご相談を受け、DX推進のお手伝いをすることになりました。
今回の記事では、不動産DXのために活用したkintoneの導入方法についてご紹介します。
kintone導入までの準備
まず、既存の業務フローを把握するところから開始しました。どの部分をkintoneでシステム化できるかフロー図を見て考え、運用の全体像を明らかにしていく必要があります。
こちらが実際にハウスリンクマネジメント社にヒアリングをして作った業務フロー図です。業務に関わる全ての人を洗い出し、どの部分をシステム化すべきか整理することで効率良くkintoneを活用することができます。
こちらが業務フロー図をもとに作成したkintoneのアプリマップです。ヒアリングを重ね、どのシステムをどんなアプリでカバーするか整理しました。
今回は、作成した多種多様なアプリの中から「リーシングアプリ」と「原状回復アプリ」の内容についてご紹介します。
リーシングアプリの特徴
リーシングとは、商業不動産の賃貸を支援すること。賃貸借取引の仲介だけでなく、店舗・事務所の立地動向調査、テナントの構成や賃貸条件の設計・調整など、賃貸収益性を確保するためのサービス業務を含む仕事です。
これまで、ハウスリンクマネジメント社ではリーシングに関する業務をITANDIというツールを使用していましたが、ツールにエクスポートするまでの業務は手作業で行っていました。
そこで、ITANDIにエクスポートするまでの業務を上記のようにシステム化しました。
リーシング担当が業務スケジュールを登録すると、自動的に入居率などの数字を算出してくれるようになっています。
入居率は週次の平均値をグラフ化し業務用スペースのトップ画面に設置しているため、常に確認することができるようになっています。
原状回復アプリの特徴
原状回復アプリでは、物件・入居者情報の確認、業務報告などこれまでメールでやり取りしていた情報共有をweb上で一元管理できるようになっています。以下が原状回復アプリで出来ることを整理したものです。
例えば、退去立ち会いの調整や、その後のオーナー様とのやりとりもkintone上で行うことができます。
事前に、退去の立ち会いに関わる業者様にフォームを共有し、入居者様との日程調整を行い記入してもらいます。立ち会いが完了したら承諾書・見積書・退去立会い時の写真を添付し、完了報告を行っていただきます。
すると、kintone上で通知が送られてくるため、ハウスリンクマネジメントのスタッフは退去立ち会いの内容を確認します。
確認が終わったら、kintone上からオーナー様にメールを送ることができます。テンプレートを使えば、自動でオーナー様の名前やアパート名、部屋番号が表示されるため、ミスを防ぐことが可能です。
kintoneを導入した効果
不動産業務にkintoneを導入した感想をハウスリンクマネジメント株式会社様に伺ったところ、
「大きく変わったことは、アルバイト中心で業務を回せるようになった。」とおっしゃっていました。
既存の方法では、Excelベースで業務を管理していたためミスも多く、必ず社員による確認作業が必要でした。Kintoneを導入してからは、丁寧なマニュアルを作成して頂いたこともあり、アルバイトでも操作できるようになったそうです。
まとめ
様々な不動産管理ツールが開発されている中、まだまだ不動産業界の現場はアナログな部分が多いのが現状。人手不足も深刻化するなかで、DXを進めていくことは非常に重要です。
ワークログでは、不動産業界のDXに関するお悩みをいつでもお聞きします！ぜひ、お気軽に無料相談を活用してみてください。
