サイボウズ株式会社が提供している「kintone」は、非エンジニアの方でも最短3分で業務改善アプリを開発することができるクラウド型の開発プラットフォーム。
現在、20,000社以上の企業がkintoneを導入し、IT化・DXを実現するためのツールとして活用しています。
また、近年では企業だけでなく官公庁や多くの自治体でも利用されており、各所から注目を集めているkintone。今回は、IT化を実現させた3つの自治体事例をご紹介します。
（１）東京都杉並区「児童虐待対応での活用」
児童虐待は、国内で注視されている問題の一つ。
これまで東京都杉並区では、月に一回保育園や学校から子どもの出欠状況をメールで共有してもらうことで子ども家庭支援センターとの連携を図り対策を講じてきました。
しかし、毎月約100通ものメールをExcelに集約していたため集計作業に時間がかかり、正確な情報把握までにタイムラグが発生するという問題を抱えていました。
そこで、効率的に情報をやりとりするためのツールとして、東京都23区で初の試みとして「kintone」を導入することに。保育園や学校が児童の出欠情報や経過記録をkintone上に入力すると、杉並区の子ども家庭支援センターなどに自動的にシェアされ、リアルタイムに情報共有ができるようになりました。
▲杉並区公式ホームページより引用（https://www.city.suginami.tokyo.jp/_res/projects/default_project/_page_/001/063/706/030614kintonekatuyo.pdf ）
迅速な情報共有により、未然に虐待防止の対策を練ることが可能となったほか、kintoneの導入によってExcelで行っていた集約作業がなくなり、職員の負担を大幅に軽減することも出来ました。
(2)兵庫県加古川市「特別定額給付金のオンライン申請システム」
2020年、新型コロナウイルス感染症の蔓延に伴い、国民1人当たりに10万円を支給する特別定額給付金制度が始まった加古川市。マイナンバーカードを活用したオンライン申請も始まりましたが、申請内容の判断などは自治体側の業務となり、多大な工数がかかっていました。
そこで、加古川市は市民への迅速な給付金支給と市役所職員の事務作業の負担軽減を目的に、独自のシステムを作成することに。
急遽始まった制度ということもあり、緊急でシステムを作らなければならず、市役所職員でも数日間で簡単に作成することができるツールとして選んだのがサイボウズ株式会社の「kintone」、トヨクモ株式会社の「FormBridge」「kViewer」です。
まず、市民に郵送する申請書に固有の照会番号を記載します。次に、申請書が市民の元に届いたら、FormBridgeで作成したフォームに、市民がスマートフォンやPCを用いて照会番号・本人確認書類画像・本人名義の口座情報画像を登録すれば申請完了です。
登録データは照会番号と紐付いているため、簡単に申請書データと照合することができ、郵送申請だった時と比べて給付までの期間を大幅に縮めることが可能となりました。
▲サイボウズ株式会社 キントーンHPより引用（https://topics.cybozu.co.jp/news/2020/06/02-8814.html）
「マイナンバーカードを所持していなくても申請可能」「振込先口座名などは一覧から選択」「誤入力を極力排除する設計」など、市民に寄り添ったシステムにすることでトラブルも減り、職員の負担軽減も実現することができました。
(3)大分県別府市「避難所運営システムへの活用」
2020年、新型コロナウイルス感染症の流行が始まる中、自然災害発生時の避難所の管理が問題視されていました。大勢の避難者が一箇所に集まれば、密な状況となり感染拡大に繋がってしまいます。自然災害と感染症から一人でも多くの住民を守るため、対策を講じることになりました。
最初に取り掛かったのは、WEBサイトでの避難者数の更新時間を4時間から1時間に変更することでした。しかし、複数の避難所から電話で避難者数を報告してもらい、それをExcelに入力してWEBサイトに反映させるという従来のフローでは職員の負担が多すぎるため、新たに「避難所運営システム」を開発することにしました。
システムの開発には、スピード重視だったこともあり、既に別の課で導入されていた「kintone」「FormBridge」「kViewer」を活用。避難者数の入力や集計作業などをメインに機能を実装していくことにしました。
▲サイボウズ株式会社 キントーンHPより引用（https://page.cybozu.co.jp/-/cybozupublic/activities/12080）
各避難所は、FormBridgeで作成されたフォームに避難者数を入力します。入寮された避難者数は自動的にWEBサイトで表示されるため、住民はリアルタイムで空いている避難所を見ることができます。
WEBサイトを見た住民は避難予定や自身の健康状態などを入力。住民が入力した情報から避難所の混雑を予想することができるため、未然に混乱を防ぐことも可能です。
このシステムを導入した結果、避難者数の確認の負担が軽減されただけでなく、事前に住民の健康状態を把握することができ受付時の混雑も解消することができました。
まとめ
今回は、kintoneを活用してIT化を実現させた3つの自治体の事例をご紹介しました。弊社でも、神奈川県や大阪府にてkintoneの導入をサポートしています。神奈川県の事例はこちら
