発注管理、電子化できてますか？
以前の記事で紹介した、大倉山にあるパティスリーPionさんから、今回はこのようなご相談をいただきました。
「複数業者の発注管理を楽にするシステムを作って欲しい」
Pionさんでは、業者名・物品名・日付を書いて冷蔵庫に貼って、発注後にレ点を打って…というように、毎週複数の業者への物品発注を紙で管理しているようです。
kintoneを使って安価にITシステムを導入できたら、業務もスムーズになりますし、発注漏れも減りそうですよね。
そこで今回はkintoneを活用して発注管理アプリを作ってみようと思います！
この記事は2部構成になっており、基礎編ではkintone標準機能のみでのシステム作り、カスタマイズ編ではプラグインやJava Scriptを使った簡単なカスタマイズを紹介します！
本記事はこのような方におすすめ！
- kintoneの基本機能の使い方を理解している
- kintoneを使って発注管理をしたい
- プログラミング初心者
※kintone（キントーン）をまだ知らないという方は、こちらの記事で詳しく紹介しているので、合わせてご覧ください。
kintoneアプリの設計をしてみる
今回作成するアプリに必要な機能は以下です。
- 業者名や発注品目などの発注データを入力し、発注履歴を一覧で表示する
- 業者や物品のマスターデータを登録・変更できる
- 発注履歴のレコードをそのまま発注書として印刷できる
これらの3つを実現するために、まずは今回のアプリのイメージをビジュアル化してみました。
①と②で作成する業者・物品のマスターデータをkintone上で管理し、それらをルックアップすることで発注データをスムーズに入力し、一覧として表示させる仕組みを作ります。
ビジュアル化＋言語化をすることで、少しはイメージできたでしょうか？
早速kintone上で開発をしていきましょう。
kintone標準機能で十分戦える！マスターアプリの作成
今回の【基礎編】では、kintoneに用意された標準機能を使って、アプリのベースとなる部分を作成していきます。
まずは、①②の業者・物品マスターを登録することができるアプリを作成していきましょう。
発注業者マスターアプリは、以下のようなフィールドを組み合わせた非常にシンプルな構成になっています。
業者名・担当者名・連絡先などの必要事項を記入し、レコードとして記録します。
発注物品マスターアプリでは、①の業者情報マスターの業者名をルックアップしています。
それ以外は文字列フィールドや数値フィールドを組み合わせるだけなので、簡単な構成なのではないでしょうか。
①で作成した発注業者マスターを「関連づけるアプリ」に設定します。
なお、いずれのアプリにおいてもフィールドの配置・アプリ上部のラベルの内容等は、自由に変更することができます。
レコードを印刷するだけで発注書に！発注アプリの作成
上記の2つのアプリを作ることができたら、いよいよ発注アプリのベースとなる部分を作成していきます。
以下の画像のような、「レコードを印刷すると、そのまま発注書になる」ようなアプリを作成したいので、まずは発注書に必要な項目をフィールドとして並べていきます。
次のようにフィールドを配置しました。①と②で作成した業者マスタと物品マスタをそれぞれルックアップする形で、業者名と商品名/単価を表示させます。
特に、「テーブル」を使えば、データ入力時に発注物品数に合わせてフィールドの数を増減できるので、非常に便利ですよ。
最後に、アプリの最下部に店舗記入欄を設定します。今回は、発注状況のステータス、発注方法、店舗用のメモの欄を作成しました。
実際に使ってみる！
では、実際にアプリを使ってデータを入力してみましょう。
以下のように、業者マスタ→物品マスタ→発注アプリの順にデータを入力します。
入力ができたら、いよいよ発注アプリのレコードを印刷して、発注書を作成してみます。
見た目を整えるための、フィールドのタイトル非表示や、ラベルを追加を自由に行いましょう。
このようになりました。簡単に発注書を作ることができました。
しかし！！
このままでは店舗用記入欄が発注先に見えてしまいます。どうにかして、印刷画面でここを隠す方法はないのでしょうか。
この操作はJavaScriptでのカスタマイズが必要になります。
詳しくは後編の【カスタマイズ編】で、プログラミング初心者でもできるような簡単なカスタマイズを使い、この機能を実装する方法を紹介していきます。
まとめ
今回は、発注管理アプリ作成【基礎編】ということで、標準機能で作れる発注管理アプリの作り方を紹介しました。
実践的に手を動かしながらアプリを作ってみると、意外と新しい発見も多いのではないでしょうか！
次回の【カスタマイズ編】では、「あったらいいな」と思う機能を、【基礎編】で作ったベースアプリにJavaScriptを使って実装していきます。
プログラミング初心者でも簡単にできるカスタマイズを紹介していきますので、ぜひご覧ください！
