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ハウスリンクマネジメント株式会社

業務時間が約半分に!不動産管理業務のDX推進を全面バックアップ!
  • CLIENT. ハウスリンクマネジメント株式会社
  • FIELD. 要件定義,不動作管理,DX
  • DATE. 2019.12.01〜

— ABOUT

空室管理や原状回復・小修繕など、不動産管理業務は多岐にわたります。 これら管理業務のDX化を支援させて頂いたハウスリンクマネジメント社に、プロジェクトの進行やその後の効果についてお話をお伺いしました。

ハウスリンクマネジメント株式会社 代表取締役 菅谷太一様

業務時間が約半分に!不動産管理業務のDX推進を全面バックアップ!

— 主な業務内容をお聞かせ頂けますか?

弊社はアパートオーナーになるお手伝いをすることで、お客様の資産形成を応援する会社でございます。

投資用不動産の売買だけでなく、その後の管理・運用までも一気通貫でご支援させて頂いております。

一言でアパート経営と言っても業務は多岐にわたるため、お忙しいお客様の代わりとなって、空室管理・原状回復・小修繕・入居者様対応・入金管理まで弊社が請け負っています。

— 今回のシステム開発を通じて解決したい課題は何でしょうか?

弊社に限らず、不動産業界はアナログな会社が多く、いまだにFAXが日常的に使われているような業界です。

しかし、今後会社の拡大を見据えた時に、業務効率化は必要不可欠であり、更にデータ活用という観点でもDX化は重要なミッションと感じておりました。

そこでまずは、特に業務が逼迫していた不動産管理業務のDX化を推進したく、山本さんにお声がけしました。

— 管理業務のDX化に際して苦労した点はなんでしょうか。

苦労した点は大きく2つありました。

1つ目は、システム間連携を考慮しなければならないこと。

今回、DX化に向けてkintoneの導入を決定しておりましたが、その他にもiSPやイタンジなどのサービスを利用していたため、他のシステムとの連携・運用を考えなければなりませんでした。

そして2点目は、弊社にIT部門がなかったため、業務とシステム部分の橋渡しを担う人材がいなかったことです。

そのため、開発における”要件定義”ができない中で、開発を進める必要がありました。

— 具体的にどのようにDX化を進めたのですか?

まず弊社の業務内容を理解してもらうため、業務フロー図を描くところからスタートしました。

終日山本さんに会社に来てもらい、各担当者からのヒアリングを経てフロー図に起こしました。

既存システムを使っている部分やkintone化の範囲もフロー図に描くことで、運用の全体像がみるみるうちに可視化されていくので、これだけでも業務の無駄が洗い出されていく効果を感じました。

その後は、山本さん中心にアプリの設計・開発を進めてもらい、定期的に進捗を確認しながら改修を行いました。

業務内容の理解が早く、こちらで細かく仕様を決めなくても、ご提案頂きながら開発を進めてくださったため、コミュニケーションコストも最低限で進めることができたのが良かった点です。

— システムのリリース後、実際にどのように使われておりますか?

大きく変わったことは、アルバイト中心で業務を回せるようになったことです。

いままではExcelベースで業務を管理していたためミスも多く、必ず社員による確認作業が必要でした。

Kintoneを導入してからは、丁寧なマニュアルを作成して頂いたこともあり、アルバイトでも操作できるようになりました。

業務効率化に伴い人件費も削減でき、社員はオーナー対応に注力できるようになったため、サービスの品質も向上していると感じます。

— 今後の活用イメージについてお聞かせください。

現状は、システム間連携の部分はCSVを用いて行っています。

完全自動化までは至っていないため、RPAの導入も視野に入れて検討を進めています。

また、弊社は不動産管理だけでなく、売買・土地活用・プロパンガスなどの事業も展開しているため、この仕組をさらに広げていきたいですね。

— 今回のプロジェクトを通じて、ワークログの良かった点・今後期待する点などを教えてください。

業務の理解が早く、運用が変更になった場合も迅速に対応頂きました。

「伴走」という表現がまさに当てはまるような、我々の動きに合わせて提案・実装して頂ける良きパートナーという印象です。

まだ他部門においてDX化が進んでいない業務がありますので、弊社と共に会社を大きくしていってもらいたいですね!