株式会社ttt

kintone導入の伴走支援により、社内のシステムエラーを削減！PC操作の苦手な介護職員による入力も容易に。

— 主な業務内容をお聞かせいただけますか？

弊社は福岡県で自社設計した介護施設を展開しています。

地域最安水準の利用料金で高い満足度を実現する一方、従業員の給与・待遇は地域最高水準を達成するなど、介護事業におけるさまざまな課題を解決しています。

現在は、15施設（2024年8月時点）を運営しており、今後2025年末までに5施設を開設する予定です。

— kintone導入前に抱えていた課題や問題点は何でしたか？

弊社は、これまで社内の情報管理にGoogleスプレッドシートを使用していました。

施設の増加にともない管理する情報量が増えたことで、シート間の情報連携をスムーズに行うために自作の関数やコード（GAS）を社内で自作していたのですが、限界に達してしまったのです。

また、スプレッドシートではセル別の権限分けや編集制限が難しく、セルを掴んで移動させられると関数やコードが動かなくなり、エラーヘルプの社内通知が止まらない日々を過ごしていました。

そこで、新たな業務管理ツールの導入を視野に入れ始めました。

社内には、コードを扱えるエンジニアが限られているので管理ソフトの外注等を考えていたのですが、介護業界の特色として3年に1度ある介護報酬に関する法改訂に対応するために柔軟性の高いシステムが必要だったため、なかなか理想のソフトに出会えませんでした。

— kintoneを導入したきっかけを教えてください。

新規導入する業務管理ツールを探していたところ、事務担当の社員がkintoneを提案してくださり、料金面でも柔軟性の面でも魅力的だったので2023年11月ごろ無料のお試し契約を開始しました。

無料お試し期間に色々と業務管理アプリを構築してみると、非常に柔軟性が高く弊社業務と相性が良いと感じ、導入を決めました。

kintoneの導入から2週間が経過したころ、ドロップダウンの選択肢を動的に変える方法を探して記事を検索していました。そこで偶然ワークログのホームページにたどり着き、伴走支援をお願いすることにしました。

— kintoneの伴走支援では、具体的にどのような支援を受けましたか？

2024年1月から6月にかけて、週に1回1時間、オンラインでの会議で課題を相談し、解決策を教えていただきました。

オンライン会議の時間以外でも、kintoneのスレッドにて疑問点について聞くと親切に都度ご回答いただけて非常にありがたかったです。

具体的には、アプリ間のデータ連携における関連レコード一覧やcustomineを使用した情報の自動転記について支援をしていただきました。

例えば、週間予定を管理するアプリにて、特定の曜日に予定が入っているレコード情報に転記を実行する仕組みをcustomineの条件分岐を用いて実現することができました。

また、細かな部分の要望を実現するための方法としてプラグインの提案もしていただきました。

ーkintone導入後の業務の変化を教えてください。

1番の変化は、問題点に挙げていた社内のシステムエラーが格段に減ったことです。

スプレッドシートでは介護施設の職員が枠や式を消してしまうといったエラーが起こっていましたが、kintoneを導入してからシステムが壊れて使用できなくなると言った初歩的な問題が起こらなくなり、エラーヘルプにかかる時間が格段に減りました。

また、これまで実現が難しかった情報連携の点においても変化がありました。

kintoneの導入によりアプリ間の情報連携が容易になったことによって、変更時にはマスターデータのみの変更で済むようになり、これまで割いていた時間を大幅に短縮することができました。

kintoneの馴染みやすさ、使いやすさのおかげか、自身で扱えるようになりたいという社員も出てきて、簡単な開発や修正を自分以外の社員に担ってもらえるようになったことも大きい変化でした。

ー職場の他の職員や利用者からの反応はいかがですか？

システムのエラーが発生しなくなったことによって、情報の伝達がスムーズになりました。

また、タブレットから入力できるという点がこれまでのスプレッドシートとは異なり、PC操作の苦手な介護施設の職員による入力も容易になったことも魅力的なポイントです。

アプリ間データの連携が容易になり、ボタン1つで紐づいた複数の情報が転記されるのでとても助かっています。

管理を必要とされる情報が頻繁に変化する業界だからこそ、ニーズに応じてすぐに対応できる業務管理アプリをkintoneを使って実現していきたいですね。

kintoneの導入支援はワークログにご相談ください！

ワークログでは、kintoneの導入を検討している方や導入済の方へ伴走支援を提供しています。

業務効率化や課題解決をサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。

無料相談は以下のフォームからお申し込みください。